Workflow und das CRM der Zukunft

Workflow und CRM sind zukünftig nicht mehr zu trennen. CRM Systeme der Zukunft müssen alle Prozesse in Vertrieb- und Marketingabteilungen unterstützen. Dies lässt sich nur effizient über integrierte Workflow-Lösungen erreichen.

Häufiger Alltag ohne Workflow Management in CRM Systemen:
Täglich werden hunderte Dokumente, Angebote, Freigaben und Formulare in einer Vertriebsorganisation genutzt um Kundendaten und Kundeninformationen zu verarbeiten. Dies alles kostet die Unternehmen viel wertvolle Zeit, die dann nicht mehr für die Kundenbetreuung und die vertriebsaktive Zeit zur Verfügung steht. Meist sind die Prozesse in den EDV-System auch nicht mehr an der aktuellen Realität im Unternehmen ausgerichtet, da die Unternehmen heute flexibel Aufgaben sowie Aufbau- und Ablauforganisation am Markt orientiert ändern.

Anforderungen an Workflow Management in CRM Systemen:
Egal ob Angebotsfreigabe, Mahnsperre, Rechnungsfreigabe, Freigabe von Konditionen, Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen - überall wo Anträge, Formulare und Prozesse im Spiel sind und das gute alte Papier seinen Weg durch die Instanzen in der Vertriebsorganisation macht, sparen Unternehmen Arbeitszeit und Kosten mit einem professionellen und integriertem Workflow Management System. Optimal ergänzt sich Workflow, CRM und Kommunikationsplattform bei CRM Systemen auf Basis der Plattform Lotus Notes.

Der Workflow Lotus Notes ermöglicht die Modellierung und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte. Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet werden. Durch eine zentrale Pflege des Workflows werden Änderungen für das gesamte Unternehmen eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer Form einfach und schnell automatisieren und in das CRM System integrieren. Das Workflow-System erkennt automatisch z.B. neue Konditonsvereinbarungen oder Angebote und startet dann die dazugehörigen Freigabeprozesse an.

Die integrierte Liegezeitüberwachung stellt darüber hinaus sicher, dass kein Workflow in Vergessenheit gerät. Es können unterschiedliche Eskalationszeiten hinterlegt werden, nach denen Erinnerungen an den Bearbeiter geschickt oder bestimmte Aktionen ausgelöst werden.

GEDYS IntraWare als führender Hersteller von CRM Systemen hat bereits heute weite Teile dieser zukunftsweisenden CRM-Technologien in die Produkltline GEDYS IntraWare 7 eingearbeitet. Das Workflow Modul ist zentraler Dreh- und Angelpunkt für alle automatisierten Vorgänge im CRM System.

Autor: Sabine Friedersdorf, GEDYS IntraWare GmbH
sfriedersdorf@gedys-intraware.de